Что собой представляет письмо электронной почты

Что собой представляет письмо электронной почты

Практически каждому человеку известно, что представляет собой обычная почта. С ней сталкивался почти каждый. Однако сочетание электронная почта порой многих людей заставляет задуматься над тем, что она может обозначать. Ведь это своего рода почта, но почему она электронная. Человеку, которому не известно для чего она необходима, не понять этого сочетания. Для того чтобы узнать побольше об этом понятии следует разобраться, что представляет собой пресловутый e-mail.

Электронная почта существует более продолжительный период времени, чем сам интернет. Она появилась в 1965 году. Ее использовали преимущественно пользователи, которые обменивались информацией друг с другом на одном огромном компьютерном устройстве.

Технологии с годами продолжали усовершенствоваться, и почта развивалась вместе с ними. В 1972 году была создана утилита, которая получила название Arpanet. она применялась для обмена информацией между пользователями. Именно данный канал для пересылки электронных сообщений был предшественником интернет сети.

Следует считать очень значимым этапом для развития электронной почты то время, когда люди стали активно использовать все возможности интернета. Они поняли все, относительно всемирной веб паутины. Пользоваться интернетом стало очень большое количество людей. Со временем они начали заменять стандартное написание письма на бумаге и его отправку на почтовый адрес электронной перепиской. Доля обычной переписки стала снижаться у корпоративных работников и у обычных людей.

Как устроена электронная почта

Действия с почтой электронного типа, которые включают в себя ее написание, отправку, получение осуществляются благодаря протоколу интернет соединения SMTP. В настоящее время русскоязычные люди очень часто называют электронную почту жаргонными словами, среди которых мыло, электронка и многие другие выражения. Однако самыми верными названиями для электронной почты являются email или e-mail.

В чем принципы работы между двумя вариантами почты являются идентичными. Однако у них имеются и отличия. К тому же и у обычной почты, и у электронной есть свои отрицательные и положительные качества.

У электронной почты имеются следующие положительные качества:

  • отсутствие оплаты за отправку письма. Пользователи платят только за доступ к интернету.
  • Высокий уровень скорости доставки сообщений. Это может занять всего пару минут.
  • Легкость в использовании.
  • Отправка форматированного сообщения.
  • Отправка сообщений с самыми разными файлами.
  • Не используются природные ресурсы в отличие от написания письма на бумаге.

Имеется также у электронной почты и отрицательные качества:

  • Задержка в доставке писем по техническим причинам на несколько дней.
  • Сообщение может не дойти до человека, которому оно отправлено.
  • Посторонний пользователь имеет возможность перехватить e-mail.
  • Размер сообщения не может быть весом больше положенного.
  • Наличие в сети спама и вирусных сообщений, которые пересылаются по электронной почте.

Из этого следует сделать вывод, что по своей направленности действия электронная почта является полным компьютерным аналогом стандартной почты. В ней также имеется адрес, адресат, отправляющий сообщения и ящик для получения и хранения почты.

По какому принципу работает электронная почта

У многих современных пользователей и компаний имеется свой собственный почтовый ящик, который они авторизировали. Непосредственно его название имеется на сервере почтового типа. Конструкция адреса электронной почты представляет собой следующий вид: логин @домен. домен верхнего уровня.

В этой ситуации под логином подразумевается имя зарегистрированного человека или его псевдоним, который он придумал для себя самостоятельно. Следует приложить немалое количество усилий для того чтобы об думать, каким должно быть имя. Ведь все самые простые логины уже заняты. Имя пользователя должно быть неповторимым в границах одного домена. Для его написание следует использовать латинские буквы, цифры, но нельзя применять пробел.

Значок @ применяется для отделения логина от домена. Его очень часто называют собакой.

Домен и домен верхнего уровня обозначают интернет ресурс, на котором адрес электронной почты является авторизованным. Для создания почты на Яндексе необходимо использовать домен yandex.ru, для google почты нужно применять домен gmail.com.

В почтовом ящике электронной почты, также, как и в почтовом ящике, который находится в доме, хранятся все письма, которые адресованы конкретному лицу. Этот ящик располагается в запароленном разделе почтового сервера. В нем все письма разделены на определенные папки для удобства пользователей. Максимальный размер сообщений в них может варьироваться в зависимости от параметров сервера.

Для подробной иллюстрации того, по какому принципу работает электронная почта, следует рассмотреть простой пример отправления и получения электронного сообщения. Например, пользователь с адресом электронной почты ivanov@yandex.ru отправляет сообщение по адресу sidorov@mail.ru.

Для начала отправителю необходимо зайти на сайт своей электронной почты и написать сообщение. После этого указать отправителя и отправить его. Далее письмо попадает на сервер яндекса, где оно проверяется на правильность оформления и далее происходит проверка того, кому оно адресовано.

При использовании определенных проверочных программ система сама определяет, на каком почтовом сервере находится адрес получателя. Далее в данной ситуации сервер яндекс связывается сервером mail и пересылает письмо туда по протоколу SMPT.

Читайте также:  Яндекс диск как получить ссылку на файл

После этого начинается работа сервера mail. Он определяет, действительно ли письмо предназначено для его владельца электронной почты. И если все правильно, то сообщение помещается по адресу sidorov@ mail во входящих сообщениях.

Если такого адреса электронной почты не существует, то сообщение отправляется в обратном направлении получателю. Собственно также получается и с невостребованными письмами в обычной почте.

Как создать e-mail

На сегодняшний день наличие хотя бы одного электронного почтового адреса является простой необходимостью для каждого пользователя сети интернет. Его отсутствие может привести не только к потере возможности общения со своими родными и близкими абсолютно бесплатно, но и к тому же можно лишиться шанса зарегистрироваться на каком либо интернет портале.

Ранее уже было рассмотрено, что представляет собой электронная почта. Теперь следует тщательно разобраться в том, как же создать свою собственную учетную запись. В настоящее время будет рассмотрен пример создания почты в системе Яндекс.

создание яндекс почты

Данная почта от отечественного поисковика пользуется огромной популярностью. Она является абсолютно бесплатной. Сначала необходимо пройти процесс регистрации. Для этого нужно посетить браузер или сайт yandex.ru и найти там раздел Завести почтовый ящик.

После этого откроется определенная форма для заполнения. В ней необходимо указать свою фамилию и им. Однако не следует придумывать псевдонимы. Ведь, если так случится, что доступ к почте будет потерян, придется очень сильно постараться, чтобы доказать, что именно тот или иной пользователь является его владельцем.

Для создания логина необходимо использовать латинские буквы, цифры и точки. Однако нельзя применять пробел. По мере ввода логина определяется его доступность. Следует выбирать уникальное имя пользователя. Нужно очень внимательно подбирать имя для названия электронной почты, потому что именно оно является представителем пользователя в сети интернет.

После нажатия на далее, перед пользователями появляется раздел для написание пароля. Необходимо придумать надежный пароль для этой цели. Нельзя использовать один и тот же набор букв и символом для разных сервисов. Ведь, если данный пароль будет взломан, то доступ ко всем учетным страницам будет утрачен. Необходимо придумать сложный пароль, который нельзя взломать методом подбора самых очевидных сочетаний букв и цифр. Нельзя использовать в пароле свою дату рождения, фамилию, имя и тд.

создание пароля яндекс почты

Далее можно выбрать заполнять ли остальные поля или нет и ввести код с картинки внизу.

После регистрации можно ввести сведения о своем мобильном телефоне. Также можно указать свой возраст и начинать пользоваться электронной почтой.

В самом почтовом ящике будет просьба провести быструю настройку. Этот пункт можно пропустить и сразу перейти к своим папкам с сообщениями и начинать пользоваться ими.

Вот входящих письмах уже имеется одно сообщение от компании Яндекс. Его открыть можно одним кликом мыши. Для комфортного использования почты в ней предусмотрено сразу несколько папок для писем. В них слева имеется число, которое является показателем писем.

В папке «Входящие» находятся сообщения, которые поступают от других отправителей.

В папке «Отправленные» находятся все письма, которые были отправлены пользователем.

В папке «Удаленные» имеются письма, которые оставлены на временное хранение после их удаления.

В папке «Спам» расположены все сообщения, которые система считает спамом.

В черновиках хранятся те сообщения, которые сам пользователь отметил как черновик.

Для перехода в ту или иную папку необходимо просто кликнуть по ней мышью. Справа имеется список всех писем в ней.

Для написания нового сообщения необходимо щелкнуть по пункту «написать».

Для начала необходимо ввести адрес получателя и указать темя сообщения. Если имеется желание, то можно провести редактирование сообщения. Можно изменить адрес почты отправителя или получателя. Также сообщение можно дополнить прикрепленными файлами самых разных видов. После того, как письмо стало таким, каким его хочет видеть пользователь, то лон может его отправить.

Если у системы не имеется никаких нареканий по поводу сообщения, то она оставит вам поздравление об успешном отправлении сообщения. Однако, если имеются проблемы виде указания несущствующего адресата, то появится уведомление об ошибке отправки письма.

В ситуациях, когда почтовый ящик только создан, а отправлять сообщения еще пока не кому, то рекомендуется проверить работу почты, отправив сообщение на свой собственный почтовый адрес.

Для завершения работы с электронной почтой, необходимо выбрать в правом верхнем углу раздел «выход» и выйти из учетной записи. После нажатия на этот пункт пользователь будет отправлен на главную страницу браузера.

Для входа обратно в учетную запись необходимо сначала нажать на «войти» и указать свой пароль и логин.

Регистрация и применение электронной почты в других системах является практически идентичной. Имеется возможность открытия сразу нескольких почтовых учетных записей, которые можно использовать для самых разных задач.

Читайте также:  Imac 27 intel core i7

Что ты хочешь узнать?

Ответ

1. Электронная почта — это "интернет-портал", с помощью которого предоставляется возможность отправлять письма в электронном виде.

2. Заголовок сервера, тело письма

3. На сервере, где была произведена регистрация

4. Он состоит из имени пользователя, под которым он зарегистрирован на сервере электронной почты. И адреса, разделенных собачкой.

5. В оооочень сильно устаревших учебниках под телеконференциями понимают организованный тематический обмен сообщениями между пользователями сети. Сейчас это чаще называют форумами.

6. Чтобы стать участником форума, надо зайти на сайт форума, если требуется, зарегистрироваться, и общаться.

7. Архивация (сжатие) файла либо нескольких файлов производиться с целью уменьшения места, занимаемого ими на диске.

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости).

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Читайте также:  Samsung nexus 10 gt p8110

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector